Gerência de Protocolo, Documentação e Arquivo da Secretaria da Casa Civil economiza 32% com implementação de correspondência eletrônica

O impacto positivo ocorreu devido ao uso de ferramentas digitais para o envio e o controle de recebimento dos documentos, além do uso do WhatsApp e de planilhas on-line compartilhadas

Com medidas de austeridade e de novas tecnologias implementadas durante o ano de 2021, a Gerência de Protocolo, Documentação e Arquivo (GPDOA) da Secretaria da Casa Civil conseguiu gerar uma economia de 32% nas despesas relativas com correspondências e Correios, em comparação com 2020.

Entre as funções competentes à Gerência de Protocolo está encaminhar documentos, como ofícios, notificações e comunicados, a outros órgãos e entes da administração pública, como prefeituras, Ministério Público, Defensoria Pública, órgãos dos Poderes Judiciário e Legislativo, bem como a entidades ou usuários do serviço público, que não acessam o Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Para esses destinatários, normalmente é utilizado o serviço de postagem dos Correios, com Aviso de Recebimento (AR), cujo formulário precisa ser posteriormente digitalizado e inserido no processo administrativo eletrônico correspondente. Esse procedimento leva cerca de 30 dias para a sua finalização.

Alinhada com os esforços do Governo de Goiás na modernização da máquina pública para dar mais agilidade, praticidade e transparência, a GPDOA aperfeiçoou o sistema de envio de correspondências da Casa Civil, por meio da utilização de ferramentas digitais para o envio e o controle de recebimento dos documentos, além do uso do WhatsApp e de planilhas on-line compartilhadas. 

"Tal medida tem rendido excelentes frutos, por meio de economia aos cofres públicos, celeridade nos processos administrativos, melhora na gestão dos documentos, evitando-se a perda de prazos e minimizando-se a ocorrência de erros", explica a gerente de Protocolo, Documentação e Arquivo, Lênia Machado.

O impacto positivo das novas práticas apareceu na economia com gastos com postagens em comparação com o ano anterior. Em 2020, o custo com postagens, de janeiro a dezembro, ficou em R$ 7.050,62. Já em 2021, a soma das despesas dos Correios foi de R$ 4.802,96. Redução de 32%, sendo que o sistema passou a ser utilizado apenas em abril de 2021.

Se analisado apenas o período compreendido entre abril e dezembro de 2021, a redução em comparação ao ano anterior foi ainda maior, indo de R$ 5.796,75 para R$ 1.130,16, chegando a uma economia de 81%.

Lênia Machado afirma que todo esse êxito obtido na mudança no processo ocorreu, principalmente, pelo entrosamento e treinamento da equipe do Protocolo, que atua diligentemente na alimentação do banco de endereços eletrônicos dos respectivos destinatários e na busca pela confirmação dos recebimentos dos documentos.

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